Política de tratamiento de datos personales

Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y en la legislación internacional aplicable sobre protección de datos, Inecolma S.A.S. en adelante “la compañia”, asume el firme compromiso de velar por la debida protección de los derechos de los Títulares de información , así como el de salvaguardar la información personal suministrada por estos. Para lograrlo, ha establecido una POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (en adelante la “Política”).

 

La presente Política de tratamiento de datos será aplicable al tratamiento de datos que la compañía recolecte a través de diferentes medios tales como el Sitio Web de la compañía, o por cualquier otro mecanismo presencial.

Mediante esta Política se establecen los derechos y responsabilidades de los Títulares de la información, así como los deberes y compromisos de la compañía en la utilización de dicha información.

Para tales efectos se define como “información o datos personales” los datos suministrados por los Títulares relacionados con nombres y apellidos, identificación, edad, género, profesión, direcciones, correo electrónico, teléfonos, y demás datos que generalmente se utilizan para identificar a las personas. Con base en lo anterior, los Títulares deben leer previa, detallada y cuidadosamente esta Política.

 

Los términos y condiciones señalados en la presente aplicarán para los datos suministrados físicamente así como a través del Sitio Web de la compañía, razón por la cual se recomienda estar al tanto de los mismos antes de utilizar o explorar el Sitio Web de la compañía; de no estar de acuerdo con la presente Política, los Títulares deberán abstenerse de utilizar el Sitio Web de la compañía o de proveer sus datos.

 

DEFINICIONES:

 

Títular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 

Responsable del Tratamiento: Es la compañía o cualquier otra persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre el Tratamiento de los datos.

 

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

 

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Títular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

 

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

 

Datos personales: Cualquier información vínculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

Sitio Web de la compañía: Es la página virtual de la compañía la cual se encuentra en la dirección web: http://inecolma.com

 

I. Aspectos generales.

 

Los aspectos generales que orientan la Política de la compañía, son los siguientes: En la presente Política de la compañía se establece bajo qué condiciones la compañía obtiene la Información Personal, cómo se usa, cómo se protege, y los derechos que el Títular de información tiene en relación con el tratamiento de dicha información.

 

La aceptación de la presente Política de la compañía por parte de los Títulares tendrá lugar cuando se presente cualquiera de los siguientes eventos: a). Suministro de datos en los formularios de registro del Sitio Web y de utilización de cualquiera de los servicios disponibles en dicho Sitio, b). El empleo de los mecanismos de aceptación, seguridad y acceso al Sitio Web que establezca la compañía, c). La consulta de cualquier contenido incorporado en el Sitio Web de la compañía, d) El Suministro de datos personales a la compañía de manera física o por cualquier otro medio.

 

Mediante la autorización otorgada por el Títular, al momento de proporcionar sus datos, éste acepta la presente Política de conformidad con lo señalado en el artículo 7° del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización es requisito indispensable para acceder o usar el Sitio Web de la compañía.  El tratamiento de los datos personales del Títular tendrá como finalidad exclusiva: i) Proporcionarle información relacionada con las actividades de la compañía.

La presente Política podrá ser modificada en cualquier momento y sin previo aviso por la compañía, por razones de orden legal o institucional, mediando, para tal efecto, una comunicación oportuna en la que se le notificará a los Títulares las modificaciones realizadas, salvo que haya una modificación sustancial a las finalidades de la Política o se realice un cambio en cuanto a los responsables del tratamiento de datos, caso en el cual se informarán dichas modificaciones de manera precisa a los Títulares de información en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

 

II. Información Personal de registro en la Web de la compañía.

 

El recaudo, registro, acceso y uso de la información personal es la mínima requerida para darle cumplimiento a las normas legales colombianas y a los usos internacionales sobre privacidad y protección de datos en Internet. En el tratamiento de la información se respetarán los derechos fundamentales y prevalentes de los menores de edad y los adolescentes en los términos señalados por el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013 y demás normas que regulen la materia.

 

Para el caso particular del uso del Sitio Web de la compañía, es posible que al usuario o visitante se le solicite el suministro de ciertos datos personales necesarios para la consulta de cualquier información o contenido incorporado en dicho Sitio, la utilización de cualquiera de los servicios disponibles en él, o para acceder a los mecanismos interactivos. Dichos datos harán parte de un archivo y/o base de datos que podrá ser usado por la compañía, dentro de las finalidades establecidas en el presente documento o en el documento de autorización respectivo.

 

III. Uso de la información

 

La compañía no divulga, ni vende o alquila a terceros la información personal suministrada por los Títulares y/o los usuarios de su Sitio Web. Dicha información será mantenida con las debidas condiciones de seguridad y confidencialidad establecidas en la presente Política y en las normas legales que rigen la materia y su uso se hará exclusivamente para cumplir con los propósitos y fines para los cuales fue suministrada. No obstante, es posible que la compañía tenga que compartir dicha información con otras instituciones o personas con las cuales tiene algún tipo de relación, o que por disposición legal esté obligado a ello, como en los siguientes casos (artículo 13 de la Ley 1581 de 2012): El de sus empleados, contratistas o afiliados, a fin de apoyar las operaciones y actividades tendientes a desarrollar su objeto social. El de las entidades financieras, crediticias o calificadoras de riesgo crediticio. El de otras entidades que conforman la compañía, como Tesorería, Contabilidad, Recursos Humanos, etc. El de los despachos judiciales o las autoridades administrativas cuando así lo requieran, al tenor del inciso final del Artículo 15 de la Constitución Nacional de Colombia.

 

Dada la naturaleza de las actividades que desarrolla la compañía, la Información personal de carácter financiero que sea recolectada de los Títulares y que estos suministren con ocasión de los servicios que utilicen o soliciten, podrá ser compartida con terceros que presten servicios a la compañía para realizar evaluaciones financieras, todo de conformidad con lo establecido en la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas complementarias sobre manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial y de servicios. La compañía adoptará las medidas necesarias para que dichos terceros apliquen las medidas de confidencialidad y seguridad a fin de que la información suministrada no sea divulgada ni utilizada para propósitos diferentes a los establecidos en las normas legales y los definidos en la presente Política.

 

Es probable que como consecuencia de un proceso de organización institucional, la compañía permita que la Información personal suministrada por los Títulares para que la misma pueda ser consultada o usada para casos específicos por otros miembros de la compañía. En estos casos, debe entenderse que si la compañía así lo permite, lo hace única y exclusivamente para efectos de los proyectos que lleva a cabo, pero siempre ligados a la compañía y a sus actividades y nunca por fuera de los motivos y finalidades por la cuales se recaudó la información. Por consiguiente, los terceros que accedan a esta información no podrán en ningún caso utilizarla para contactar a los Títulares o a otros miembros de la compañía con propósitos comerciales, profesionales, de servicios o de cualquier otra índole.

En caso de que la información personal solicitada sea susceptible de ser transferida a terceros para los fines arriba mencionados, dicha transferencia se hará con base en la autorización dada por los Títulares de manera previa, expresa y escrita mediante la cual se autorizará la transferencia de la información personal suministrada.

 

IV. Autorización.

 

Para la compañía el consentimiento de los Títulares para el tratamiento de sus datos es uno de los elementos más importantes que integran el concepto de privacidad. Por ello dentro de la presente Política, la manifestación de dicho consentimiento estará regulada por las siguientes prescripciones:

 

Para el tratamiento de la información se requiere una autorización previa, expresa e informada del Títular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. La compañía al momento de solicitar al Títular la autorización, le informará de manera clara y expresa lo siguiente:

 

El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.

El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles.

Los derechos que le asisten como Títular.

La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

Dicha autorización facultará a la compañía a recolectar y ser el responsable del tratamiento de la información dada por los Títulares que por cualquier medio, incluyendo el Sitio Web de la compañía, le suministren información.

 

El Sitio Web de la compañía ha sido diseñado para una audiencia general y no de manera específica para menores de edad. No obstante, la compañía no recopila, usa o difunde datos de niños, niñas o adolescentes. Sin embargo, estamos conscientes de que en caso tal de que se recolecte información de identificación personal con respecto a un niño, niña o adolescente, usaremos dicha información con el único propósito de contactar a un padre o tutor del menor para obtener el consentimiento y autorización para el tratamiento de los datos. Si no podemos obtener el consentimiento después de un periodo razonable de tiempo, o si cuando hagamos el contacto, el padre o tutor nos solicita no usar o mantener dicha información, nosotros eliminaremos dicha información de nuestras bases de datos.

 

V. Manejo de la información recolectada a través del Sitio Web de la compañía.

 

Se advierte que la compañía se comunicará con los usuarios de su Sitio Web por medios electrónicos y será entonces responsabilidad de éstos informarse de las actividades, noticias y decisiones de la compañía, en caso de que el Títular o usuario opte por no recibir comunicaciones electrónicas, o decida no ingresar al Sitio.

 

Para ciertas comunicaciones y servicios, la compañía le solicitará al usuario su consentimiento explícito antes de comenzar el trámite del servicio pedido a través de su Sitio Web. El usuario podrá optar por no recibir nuestras comunicaciones o servicios electrónicos, cambiando la opción de notificaciones dada en el Sitio Web, o mediante el enlace que se envía adjunto a todos los correos y comunicaciones de la compañía, el cual le permitirá dejar de estar suscrito en la lista de mensajes electrónicos para ese servicio o distribución particular.

 

VI. Derechos de los Títulares.

El Títular de la información tendrá los siguientes derechos:

 

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquéllos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

 

Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

 

Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

 

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.

 

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

 

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

VII. Consultas.

 

Los Títulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en cualquier base de datos de la compañía. La compañía o el Responsable o Encargado de la Información suministrará a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Títular.

 

La consulta se formulará por los Títulares o sus causahabientes de forma escrita, dirigida al siguiente Contacto: [info@inecolma.com], mencionando información suficiente para identificar los datos del Títular requeridos. La compañía hará constar la fecha de recepción de la misma y se encargarán de darle trámite.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

VIII. Acceso para revisar, corregir y suprimir información suministrada en el Sitio Web de la compañía.

 

Teniendo en cuenta que la compañía usa la Información Personal únicamente para los fines y propósitos que fue solicitada, en tanto que sus Títulares dieron su autorización, la compañía tomará medidas razonables para asegurar que dicha información sea utilizada de manera correcta y pertinente de acuerdo al propósito por el cual se recaudó. Una de las medidas señaladas consiste en permitir a los usuarios el acceso a la información suministrada mediante el Sitio Web, para que, desde el perfil de su cuenta, la puedan revisar, modificar o actualizar según lo consideren necesario o conveniente. Para poderlo hacer, el usuario deberá usar los mecanismos de retroalimentación ofrecidos en el Sitio, o ponerse en contacto con la compañía en la siguiente dirección: info@inecolma.com. La compañía podrá, en cualquier momento, solicitar a los usuarios la información impresa para verificar su autenticidad.

 

IX. Reclamos.

 

El Títular, o sus causahabientes, que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos por la ley, podrán presentar un reclamo ante la compañía o el Responsable o Encargado de la Información, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Títular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso que, quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

X. Obligaciones y deberes de los usuarios del Sitio Web de la compañía.

 

Las obligaciones, deberes, prácticas mínimas y advertencias que debe cumplir y tener en cuenta el usuario al acceder al Sitio Web de la compañía, son las siguientes:

 

El usuario deberá proporcionar a la compañía una información verdadera, precisa, actualizada y completa cuando esta se le solicite para el registro o trámite de un servicio, según se indique en el correspondiente formulario. Adicionalmente, el usuario se compromete a mantener esta información actualizada y completa.

La compañía se reserva el derecho a retirar sin previa notificación al usuario, cualquier información que se divulgue en el Sitio Web y que considere nociva o perjudicial para sus intereses o los intereses de terceros. Sin embargo, la compañía no queda obligada a retirar información que cualquier usuario considere ofensiva o lesiva, o a supervisar las conversaciones o diálogos de los usuarios o visitantes del Sitio Web.

Cuando el usuario suministre cualquier información a la compañía, el mismo usuario deberá tomar medidas de precaución tendientes a evitar la pérdida o el uso inadecuado de dicha información. En caso de no tomar tales medidas, la compañía no se hará responsable por el uso que terceros puedan hacer de la información que no haya sido debidamente asegurada y protegida por el usuario.

El usuario se compromete a no recaudar ni divulgar los datos personales o información de los demás usuarios del Sitio Web de la compañía y que se divulguen a través del mismo, o que reposen en los sistemas de información de la compañía. Tampoco podrá publicarlos en otros Sitios Web a través de cualquier medio.

El suministro de información falsa o la omisión de cualquier obligación o deber del usuario establecido en la presente Política, otorga el derecho a la compañía para terminar automáticamente, sin previo aviso y de forma definitiva, la provisión de servicios al usuario.

 

XI. Incorporación por remisión.

 

Se advierte tanto al visitante como al usuario del Sitio Web de la compañía que, conforme al artículo 44 de la Ley 527 de 1999, la presente Política hace parte integrante de las condiciones de uso de este Sitio Web y se incorpora, por remisión, a las mismas. Por consiguiente, la presente Política y sus términos serán jurídicamente válidos como si hubieran sido incorporados en su totalidad, en el texto de las condiciones de uso del Sitio Web de la compañía.

 

XII. Seguridad.

 

La compañía está firmemente empeñada en proteger la información personal que los Títulares le suministren, para ello se han tomado precauciones razonables de seguridad para mantener dicha protección. No obstante lo anterior, en el caso del tratamiento y recolección de información a través del Sitio Web de la compañía, y en atención a los potenciales peligros del internet, la compañía no garantiza que la información suministrada esté completamente a salvo de personas que traten de burlar las medidas de seguridad o de interceptar las transmisiones por Internet. Por lo tanto, el usuario o visitante acepta el potencial riesgo que ello implica.

 

XIII. Transferencia de Datos a Terceros Países.

 

Según se ha explicado en la presente Política, es posible que la obtención, uso y divulgación de la información personal, requiera la transferencia de dicha información a terceros. Pero cuando esa transferencia deba hacerse a entidades ubicadas en otros países donde no existan normas equivalentes a las de Colombia sobre privacidad y protección de los datos, la compañía le pedirá al Títular de la información su consentimiento para efectuar tales transferencias, todo de acuerdo con la presente Política y con sujeción a los requisitos establecidos en la legislación colombiana sobre el particular. La compañía podrá encargar el tratamiento de datos personales a terceros quienes deberán realizarlo bajo esta Política.

 

XIV. Término de almacenamiento de la información.

 

La información Personal suministrada a la compañía, será guardada y mantenida durante el tiempo que sea necesario para la prestación eficiente de los servicios solicitados por los Títulares, a menos que estos hayan dado instrucciones diferentes o en todo caso, por el período de retención contemplado en las leyes aplicables.

 

XV. Cambios de la Política de Tratamiento de Datos de la compañía.

 

La presente Política podrá ser modificada en cualquier momento y sin previo aviso por la compañía, por razones de orden legal o institucional, mediando, para tal efecto, una comunicación oportuna en la que se le notificará a los Títulares las modificaciones realizadas, salvo que haya una modificación sustancial a las finalidades de la Política o se realice un cambio en cuanto a los responsables del tratamiento de datos, caso en el cual se informarán dichas modificaciones de manera precisa a los Títulares de información en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

 

XVI. Contáctenos.

 

La compañía verificará constantemente el cumplimiento de la presente Política. Si el Títular tiene alguna duda o consulta sobre esta Política, o sobre la obtención, uso y prácticas de divulgación de la información personal por parte de la compañía, puede contactarnos en la dirección info@inecolma.com.

 

Al contactarnos, el Títular deberá indicar que solicita información así como la naturaleza de la misma. La compañía hará un esfuerzo razonable para responder con prontitud las solicitudes, preguntas o inquietudes que el usuario tenga con respecto al uso de su información personal.

Si el Títular recibe un mensaje de correo electrónico no solicitado, o cualquier mensaje amenazador u ofensivo, o considera que otro usuario o cualquier persona le está vulnerando un derecho conforme a la presente Política, deberá remitirle a la compañía una copia completa y sin modificar del mensaje de correo electrónico recibido, con los encabezados completos a la dirección electrónica, arriba indicada. La presente Política se rige por las normas legales colombianas que regulan la materia y cualquier controversia que surja con ocasión del uso de la misma, será dirimida por la jurisdicción ordinaria colombiana.

 

Esta Política se encuentra vigente desde el 7 de Marzo de 2017.